Mějte vždy jasný a prokazatelný přehled o stavu vozidla při jeho zapůjčení i vrácení díky modulu Protokoly v CarRental. Tento modul umožňuje evidovat předávací i návratové protokoly, dokumentovat technický stav vozidel, ukládat fotografie a automatizovat následné vyhodnocení případných škod nebo nadlimitního nájezdu kilometrů.

Výsledkem je větší ochrana autopůjčovny, rychlejší administrativa a výrazně méně sporů se zákazníky.

Kompletní evidence předání a vrácení vozidla

Modul Protokoly umožňuje u každé smlouvy – krátkodobé i dlouhodobé – evidovat:

• předávací protokol při zapůjčení vozidla
• návratový protokol při vrácení vozidla

Každý protokol obsahuje všechny důležité informace o výpůjčce, například:

• identifikaci zákazníka
• stav a výbavu vozidla
• stav paliva
• stav tachometru
• poznámky k vozidlu
• evidenci poškození

Díky centralizované evidenci jsou všechny údaje uložené na jednom místě a vždy dostupné přímo u konkrétní smlouvy.

Fotodokumentace bez kompromisů

Jednou z největších výhod modulu je možnost ukládání fotografií vozidla přímo do protokolu.

Při předání vozidla lze jednoduše vyfotit aktuální stav vozu včetně případných poškození. Fotografie se uloží do systému a slouží jako jasný důkaz o technickém stavu vozidla v momentě zapůjčení.

Při vrácení vozidla pak stačí porovnat návratový protokol s předávacím. Pokud se objeví nové poškození, pomůže se rychle identifikovat a zdokumentovat.

Tato funkce výrazně omezuje:

• spory se zákazníky
• nejasnosti ohledně poškození

Přehled o výbavě a technickém stavu vozidla

Protokoly slouží nejen k evidenci poškození, ale také k detailní kontrole výbavy vozidla. Lze zde zaznamenat například:

• doplňkovou výbavu
• příslušenství vozidla
• technický stav jednotlivých částí vozu

Díky tomu má autopůjčovna jistotu, že se vozidlo vrací ve stejném stavu, v jakém bylo předáno.

Evidence paliva a tachometru

Modul umožňuje přesnou evidenci provozních údajů vozidla, jako jsou:

• stav paliva při předání a vrácení
• stav tachometru
• skutečný počet ujetých kilometrů

Tyto údaje jsou důležité nejen pro kontrolu vozidla, ale také pro následné vyúčtování.

Automatické vyhodnocení nadlimitního nájezdu

Pokud je na smlouvě nastaven limit nájezdu kilometrů, CarRental automaticky porovnává údaje z protokolů.

Systém dokáže:

• spočítat překročení kilometrového limitu
• vypočítat nadjezdové kilometry
• automaticky přidat položku do konečné faktury

Tato automatizace eliminuje ruční výpočty a minimalizuje chyby při fakturaci.

Propojení se smlouvami a fakturací

Modul Protokoly je plně propojený s ostatními částmi systému CarRental. Veškeré údaje z protokolů se automaticky promítají do:

• smluv
• fakturace
• vozidla

Díky tomu celý proces od předání vozidla až po konečné vyúčtování probíhá rychle a bez zbytečné administrativy.

Klíčové přínosy modulu Protokoly

• evidence předávacích a návratových protokolů
• ukládání fotodokumentace vozidel
• jasná evidence poškození a výbavy
• kontrola stavu paliva a tachometru
• automatické vyhodnocení nadlimitního nájezdu
• propojení se smlouvami a fakturací
• omezení sporů se zákazníky
• rychlejší a bezpečnější administrativa

Transparentní předání vozidel bez rizika

Modul Protokoly v CarRental pomáhá autopůjčovnám chránit jejich vozový park, zjednodušit kontrolu vozidel a zajistit transparentní komunikaci se zákazníky.

Díky přesné evidenci, fotodokumentaci a automatickému vyhodnocení údajů získává autopůjčovna jistotu, že má celý proces předání i vrácení vozidla plně pod kontrolou.

Automatická úprava data ukončení zápůjčky

Modul Protokoly přináší další výrazné zjednodušení administrativy při vrácení vozidla.

Pokud je vozidlo vráceno dříve, než byl původně sjednaný termín konce zápůjčky, systém při vytvoření návratového protokolu automaticky upraví pole „Datum do“ na skutečné datum vrácení vozidla.

Není tedy nutné ručně měnit datum ukončení smlouvy ani přepočítávat cenu pronájmu.

Systém:

• automaticky aktualizuje datum ukončení,
• přepočítá cenu půjčovného podle skutečné délky zápůjčky,
• zohlední případné další položky (nadlimitní kilometry, služby apod.).

Díky tomu máte jistotu, že fakturace vždy odpovídá reálné době pronájmu a celý proces vrácení vozidla je rychlý, přesný a bez zbytečné administrativy.

---

FAQ – Modul Protokoly

1. K čemu slouží modul Protokoly v CarRental?
Modul Protokoly slouží k evidenci předání a vrácení vozidla zákazníkovi. Umožňuje zaznamenat technický stav vozidla, výbavu, stav paliva, tachometru, poškození i fotodokumentaci.

2. Jaký je rozdíl mezi předávacím a návratovým protokolem?
Předávací protokol zaznamenává stav vozidla při jeho zapůjčení zákazníkovi. Návratový protokol slouží ke kontrole vozidla při jeho vrácení a umožňuje porovnání stavu vozidla před a po zapůjčení.

3. Lze do protokolů ukládat fotografie vozidla?
Ano. Do protokolů lze nahrávat fotografie vozidla i jeho případného poškození. Fotodokumentace slouží jako důkazní materiál a pomáhá eliminovat spory se zákazníky.

4. Jak modul pomáhá při řešení poškození vozidla?
Systém umožňuje rychlé porovnání předávacího a návratového protokolu. Díky tomu lze snadno určit, zda poškození vzniklo během pronájmu.

5. Jaké údaje lze v protokolu evidovat?
V protokolu lze evidovat například:

• stav vozidla
• výbavu vozidla
• stav paliva
• stav tachometru
• poškození vozidla
• poznámky k vozidlu
• identifikaci zákazníka

6. Dokáže systém automaticky vyhodnotit nadlimitní kilometry?
Ano. Pokud je ve smlouvě nastaven limit nájezdu kilometrů, systém automaticky vypočítá případné překročení a může jej přidat do konečné fakturace.

7. Jsou protokoly propojené se smlouvami?
Ano. Protokoly jsou vždy navázané na konkrétní smlouvu, takže veškeré informace o předání a vrácení vozidla jsou uložené přehledně na jednom místě.

8. Ovlivňují údaje z protokolů fakturaci?
Ano. Informace o stavu vozidla, palivu nebo nadlimitních kilometrech se automaticky promítají do konečného vyúčtování.

9. Lze protokoly vyplňovat digitálně?
Ano. Protokoly lze vyplňovat přímo v systému CarRental a ukládat je elektronicky bez nutnosti papírové dokumentace.

10. Pomáhá modul Protokoly snižovat spory se zákazníky?
Ano. Díky detailní evidenci a fotodokumentaci má autopůjčovna jasný přehled o stavu vozidla při předání i vrácení, což výrazně snižuje riziko nedorozumění.