Mějte celý proces výpůjčky pod kontrolou s modulem Smlouvy v CarRental. Tento modul zajišťuje přehlednou evidenci všech smluv, automaticky hlídá dostupnost vozidel a propojuje celý proces od rezervace až po fakturaci, kauce a případné pokuty – bez zbytečné administrativy.

Přehled smluv na smartboardu

Smlouvy zobrazují na přehledném smartboardu (plachtě), kde máte okamžitý přehled o všech aktivních, plánovaných i ukončených smlouvách.

Systém rozlišuje:

• krátkodobé smlouvy,
• dlouhodobé smlouvy (leasingy).

Díky tomuto rozdělení je snadné sledovat vytížení vozidel a dlouhodobé závazky.

Ruční vytvoření i převod z rezervace

Smlouvu lze v CarRental vytvořit dvěma způsoby:

• ručně, přímo bez rezervace – v tomto případě se údaje vyplňují do formuláře ručně,
• překlopením z rezervace, kdy se veškerá data automaticky přenesou do smlouvy.

Při převodu z rezervace stačí údaje pouze zkontrolovat a smlouvu uložit, což výrazně zrychluje odbavení zákazníků na pobočce.

Automatická kontrola dostupnosti vozidel

Systém striktně hlídá, aby na jedno vozidlo nemohla vzniknout druhá smlouva ve stejném čase. Vytvoření kolizní smlouvy je automaticky zablokováno, což eliminuje riziko chyb a nepříjemných situací se zákazníky.

Automatický výpočet půjčovného

Na smlouvu se automaticky natáhne správná částka půjčovného podle:

• délky výpůjčky,
• nastaveného ceníku vozidla.

Není tak nutné ručně počítat cenu nájmu – systém vše spočítá automaticky a přesně.

Tisk, elektronický podpis i odeslání e-mailem

Smlouvy lze z CarRental:

• vytisknout pomocí tiskových reportů, které odpovídají vizuálu a formátu vaší autopůjčovny,
• podepsat elektronicky přímo v systému,
• odeslat e-mailem zákazníkovi.

Tím se výrazně zjednodušuje administrativní proces a zrychluje komunikace se zákazníkem.

Evidence výbavy a doplňkových služeb

Na smlouvě lze evidovat:

• výbavu navíc, která není standardní součástí vozidla,
• speciální nebo nadstandardní služby poskytované za poplatek.

Vše se automaticky promítá do celkové ceny smlouvy a následné fakturace.

Propojení s dalšími moduly CarRental

Modul Smlouvy je plně integrován s ostatními částmi systému:

• Rezervace – snadné vytváření smluv z rezervací,
• Kauce – přehled o vybraných a vrácených kaucích,
• Fakturace – kontrola, zda byla smlouva vyfakturována,
• Pokuty – evidence případných sankcí spojených s výpůjčkou.

Díky tomuto propojení máte veškeré informace o výpůjčce na jednom místě.

Klíčové přínosy modulu Smlouvy

• přehled smluv na smartboardu (plachtě)
• rozlišení krátkodobých a dlouhodobých smluv
• tvorba smluv ručně i z rezervací
• automatická kontrola dostupnosti vozidel
• automatický výpočet půjčovného
• tisk, elektronický podpis i odesílání e-mailem
• evidence výbavy a doplňkových služeb
• plná integrace s ostatními moduly CarRental

Profesionální správa výpůjček bez chyb

Modul Smlouvy v CarRentalu poskytuje autopůjčovnám jistotu, že každá výpůjčka je správně evidována, naceněna a propojena s navazujícími procesy.

Výsledkem je rychlejší odbavení zákazníků, méně chyb, přehledná administrativa a profesionální provoz celé autopůjčovny.

---

FAQ – Modul Smlouvy

1. K čemu slouží modul Smlouvy v CarRental?

Modul Smlouvy slouží k evidenci a správě všech výpůjčních smluv v autopůjčovně. Zajišťuje plynulý přechod od rezervace k výpůjčce a propojuje smlouvy s fakturací, kaucemi, pokutami a dalšími moduly.

2. Kde se smlouvy v systému zobrazují?

Smlouvy se zobrazují na přehledném smartboardu (tzv. plachtě), kde máte okamžitý přehled o všech aktivních, plánovaných i ukončených smlouvách.

3. Jaké typy smluv systém podporuje?

Systém rozlišuje:

• krátkodobé smlouvy,
• dlouhodobé smlouvy (leasingy).

4. Lze vytvořit smlouvu i bez rezervace?

Ano. Smlouvu lze vytvořit ručně přímo v systému bez předchozí rezervace. V takovém případě je nutné vyplnit všechny údaje ve formuláři ručně.

5. Jak funguje vytvoření smlouvy z rezervace?

Při překlopení z rezervace se veškeré údaje automaticky přenesou do smlouvy. Obsluha pouze údaje zkontroluje a smlouvu uloží.

6. Může vzniknout více smluv na jedno vozidlo ve stejný čas?

Ne. Systém automaticky kontroluje dostupnost vozidel a neumožní vytvořit druhou smlouvu na stejné vozidlo ve stejném termínu.

7. Jak se určuje cena půjčovného na smlouvě?

Cena půjčovného se automaticky vypočítá podle délky výpůjčky a nastaveného ceníku vozidla. Není nutné cenu ručně počítat.

8. Je možné na smlouvě evidovat doplňkovou výbavu a služby?

Ano. Na smlouvě lze evidovat výbavu navíc a speciální nebo nadstandardní služby, které nejsou součástí standardní výbavy vozidla.

9. Jaké jsou možnosti práce se smlouvou po jejím vytvoření?

Smlouvu lze:

• vytisknout pomocí tiskového reportu,
• podepsat elektronicky přímo v systému,
• odeslat zákazníkovi e-mailem.

10. Je modul Smlouvy propojený s dalšími moduly CarRental?

Ano. Modul je propojen s:

• Rezervacemi,
• Kaucemi,
• Fakturací,
• Pokutami.

11. Lze zjistit, zda byla smlouva vyfakturována?

Ano. Díky propojení s fakturací je u smlouvy vždy přehled o tom, zda byla vyfakturována a v jakém stavu se nachází.

12. Pro koho je modul Smlouvy vhodný?

Modul Smlouvy je vhodný pro malé i velké autopůjčovny, které chtějí mít přehlednou, bezpečnou a plně integrovanou správu výpůjčních smluv.